Letni razgovori

Z rednimi letnimi razgovori pregledujemo in ocenjujemo uspešnost zaposlenih. To je uradna ocena zaposlenega v določenem časovnem obdobju. Pri rednih letnih razgovorih vodje ocenijo splošno uspešnost zaposlene/ga. Ugotavljajo kje so prednosti in slabosti, naglasijo povratne informacije in pomagajo zaposlenim postavljati dosegljive cilje.

Zaposleni imajo običajno priložnost postavljati vprašanja in deliti povratne informacije s svojim vodjem.

Tradicionalno so bili letni razgovori zgolj enkrat na leto. Sedaj se vedno več podjetij nagiba k četrtletnim, mesečnim ali celo tedenskim kratkim razgovorom.

Ne glede na to, kako pogosto in na kakšen način vaše podjetje izvaja razgovore, bi morali biti ti sestanki v korist tako zaposlenim kot vodjem.

Namen je da zaposleni bolje razumejo, kaj delajo dobro in na katerih področjih se lahko izboljšajo. Predvsem pa lahko postavljajo svoja vprašanja in posredujejo povratne informacije svojim vodjem. Po drugi strani imajo vodje priložnost, da svojim zaposlenim predstavijo svoja pričakovanja. Na ta način lahko odpravijo potencialne težave še preden se stopnjujejo. Posledično lahko nagradijo dobro delo in dvignejo motivacijo zaposlenih.

Če vaši zaposleni niso usklajeni z vizijo podjetja in nimajo jasne poti do lastnega uspeha, ima lahko vaše podjetje težave pri doseganju pomembnih ciljev. Redni razgovori vam kot vodjem omogočajo, da zaposlene povežete z vizijo in poslanstvom vašega podjetja.

V nadaljevanju vam zaupam nekaj ključnih korakov na katere je dobro biti pozoren pri organizaciji rednih razgovorov z vašimi zaposlenimi.

Kako so lahko vaši naslednji razgovori veliko boljši?

Določite na kakšen način merite uspešnost, cilje zaposlenih in njihov napredek

Vodje in zaposleni morajo jasno razumeti, kaj pomeni dobro ali slabo delo. Znotraj podjetja vam lahko učinkovite meritve uspešnosti pomagajo da:

  • Izmerite učinek in vpliv dela
  • Določite uspešnost
  • Prikažete ali načrti uspešnosti delujejo
  • Določite usmeritve za naprej

Kot vodje lahko nudite tudi čustveno podporo.

 Vašim zaposlenim ne dovolite, da se dalj časa zadržujejo v negativnih občutkih. Namesto tega jih spodbudite, da se osredotočijo na to, kaj delajo dobro in kje se lahko še izboljšajo.

Vsak pogovor o uspešnosti je priložnost za izgradnjo zaupanja. Zaposlenim pomaga razumeti, kje so, jim omogoča, da delijo stvari in jih usmerja kam lahko napredujejo.

Vzemite si čas in skrbno pripravite prostor

Včasih je za vas, kot vodje podjetij lahko zahtevna naloga, da začnete bolj pogosto izvajati razgovore z zaposlenimi. Vendar pogosteje, ko se srečujete, učinkovitejši bodo vaši pogovori in posledično tudi celokupna uspešnost.

Mnogokrat si med našimi rednimi delovnimi nalogami težko vzamemo dovolj časa. Ustvariti prave pogoje, kjer smo kot vodje čustveno in mentalno prisotni in popolnoma zbrani je lahko tudi zahtevno. Toda če je pregled uspešnosti prednostna naloga, bodo vaši zaposleni to zaznali in se lažje iskreno odprli. Kot vodje boste še bolj uspešno predstavljali cilje in vizijo podjetja in vaša celotna organizacija bo požela rezultate.

Pri pripravi razgovorov bodite pozorni na sledeče:

  • Kje izvajate razgovore (znotraj ali zunaj)?
  • Ali so vrata vaše pisarne odprta ali zaprta?
  • Lahko ostali vidijo ali slišijo kako poteka razgovor?
  • Koliko časa posvečate vsakemu razgovoru (30 minut, 1 uro)?
  • Ali lahko omejite različne motilce (hrup, telefone, urgentne situacije)?

Predpriprava na razgovor

Načeloma nam ni všeč, da pridemo na razgovore nepripravljeni. Dobro je, da sta tako vodja in zaposlen v naprej pripravljena. Tako se omogoči priložnost za smiselni pogovor o uspešnosti in kvaliteti dela. Vsak naj si v naprej pripravi ključne točke, ki jih želi naglasiti med razgovorom.

To lahko občutno razbremeni določen del neprijetnosti, ki mnogokrat nastopi med ocenjevalnimi razgovori. Je tudi odličen način, da lahko zaposleni z več jasnosti in fokusa prispevajo svoje predloge in opazke. Ko so zaposleni spodbujeni, da pripravijo teme o katerih se želijo pogovarjati, se lahko vodje lažje osredotočijo na aktivno poslušanje.

Uporabite oprijemljive, ustrezne primere

Predno naglasite področja kjer želite, da se zaposleni izboljša, imejte jasno zabeležene primere iz preteklega dela. S tem namenom je pomembno, da si takšne primere redno zapisujete v daljšem časovnem obdobju. Tako boste lažje izpostavili konkretne primere pri katerih od vaših zaposlenih pričakujete izboljšave.

Zaključite na pozitiven način

Ni priporočljivo, da zaključite razgovore z zaposlenimi brez določenega medsebojnega razumevanja in spoštovanja. Res ni smiselno, da imajo vaši zaposleni občutek, kot da tavajo v temi. Potrudite se, da jasno sporočite vaša pričakovanja in preverite ali zaposleni to resnično razumejo.

Za zaključek bi še dodal, da je vredno investirati čas in energijo v vaše zaposlene. Zaposlovanje se je v teh letih bistveno spremenilo. Vsak dober lastnik/ca oziroma vodja se zaveda, da so kadri največje bogastvo, ki ga podjetje ima. Da se lažje vzpostavi most zaupanje med vami in zaposlenimi, pa so redni razgovori ključnega pomena.

Pomislite tako. Dokler ne vprašate, ne veste kaj se plete v glavi vašega sogovornika/ce.

Zavedamo se da je teorija pomemben temelj. Problem ponavadi predstavlja prenos znanja v prasko. Na e-mail ti bomo poslali dokument, s katerim bodo naslednji razgovori zagotovo boljši za vse udeležene.